Tips 03: Gestionar Pagos Sin Complicaciones
Gestionar Pagos Sin Complicaciones
La gestión de pagos es una de las tareas más delicadas en la administración de un taller. Necesitás cobrar para sostener tu negocio, pero también mantener buena relación con tus alumnos. Acá te compartimos estrategias efectivas.
1. Definí Métodos de Pago Claros
Cuantas más opciones ofrezcas, más fácil será para tus alumnos pagarte.
Métodos recomendados:
- Transferencia bancaria (CBU/CVU/Alias)
- MercadoPago o similar
- Efectivo (si preferís no tener que ir a un cajero)
Tip: Publicá esta información en un lugar visible - por ejemplo, en las notificaciones de TuTaller o en tu Instagram destacado.
2. Establecé Fechas de Vencimiento Claras
La ambigüedad genera conflictos.
Recomendación: Vencimiento los días 10 de cada mes
Esto te da:
- Margen para procesar pagos de los primeros días
- Tiempo de gestión antes de mitad de mes
- Flexibilidad sin ser muy permisivo
Comunícalo así: “Las cuotas vencen el 10 de cada mes. Podés pagar desde el 1° sin problema.”
3. Usá la Función “Marcar Mes como Pagado”
En TuTaller, desde Usuarios y Créditos > editar usuario, podés marcar meses como pagados.
Beneficios:
- Registro histórico de pagos
- Interacción con bloqueo de créditos (ver Tutorial 16)
- Auditoría al final del mes
Rutina recomendada: Cada vez que recibís un pago, inmediatamente abrís el perfil del alumno y marcas el mes.
4. Automatizá los Recordatorios
No esperes a que se olviden.
Calendario de notificaciones:
- Día 5: “Recordatorio amigable: la cuota de [mes] vence el 10”
- Día 11: “Hola [nombre], no registramos tu pago de [mes]. ¿Lo podés confirmar?”
- Día 15: Mensaje personalizado por WhatsApp o llamado
Tono: Siempre amigable y profesional. El 90% de los casos son olvidos honestos.
5. Implementá Consecuencias Progresivas
Si un alumno no paga, necesitás tener una política clara.
Sistema sugerido:
- Días 1-10: Sin consecuencias
- Días 11-15: Recordatorio, no puede usar créditos de recuperación (activar en configuración)
- Día 20: Suspensión temporal de reservas
- Día 30: Desactivación de la cuenta
Importante: Comunicá esta política al inicio, no cuando el problema ya está.
6. Ofrecé Flexibilidad (Pero con Límites)
La vida pasa. Un alumno puede tener un mes difícil.
Opciones:
- Planes de pago: Dividir el mes en 2 pagos
- Suspensión temporal: Congelar su cuenta por 1-2 meses
- Descuentos por situación: Evalúa caso por caso
Límite: No más de 2 meses de atraso. Después, es mejor tener una conversación honesta.
7. Llevá Control en una Planilla
Además de TuTaller, es útil tener un Excel o Google Sheets con:
| Nombre | Cuota Mensual | Enero | Febrero | Marzo | … |
|---|---|---|---|---|---|
| Juan P | 20.000 | ✅ | ✅ | ❌ | |
| María G | 20.000 | ✅ | ✅ | ✅ |
Esto te da una vista rápida de quién está al día.
8. Separá Créditos de Cuotas
Muchos talleres confunden “cargar créditos” con “cobrar cuota”.
Sistema recomendado con TuTaller:
- El alumno paga la cuota → Lo marcas como pagado en su perfil
- A principio de mes, cargás créditos a todos los que pagaron
- Los créditos son la moneda para reservar, no el registro del pago
Beneficio: Clara separación entre finanzas y operación.
9. Evaluá Tu Precio Regularmente
La inflación es real. Ajustar precios no es malo, es necesario.
Frecuencia recomendada: Cada 3-6 meses
Cómo comunicarlo:
- Con 15 días de anticipación mínimo
- Explicando brevemente el motivo
- Agradeciendo la comprensión
Ejemplo: “A partir del 1/12, la cuota será de $25.000 (antes $20.000). Seguimos comprometidos con la mejor experiencia para vos.”
10. Generá Comprobantes Si es Posible
Aunque no seas monotributista (o sí), ofrecer comprobante suma transparencia.
Opciones:
- Recibo manual firmado
- Email confirmando el pago
- Comprobante desde MercadoPago/transferencia
Ventaja SEO: “gimnasio con factura [tu zona]” puede atraer clientes que buscan formalidad.
Errores Comunes a Evitar
❌ No comunicar cambios de precio con tiempo
❌ Ser inconsistente con las reglas (cobrarle a unos y a otros no)
❌ Dejar pasar muchos meses de atraso sin actuar
❌ Mezclar amistad con negocio (mis amigos pagan como todos)
❌ No tener cómo demostrar quién pagó y quién no
Resumen
✅ Ofrecé múltiples métodos de pago
✅ Vencimiento claro (ej: día 10)
✅ Marcá pagos en TuTaller apenas los recibís
✅ Automatizá recordatorios amigables
✅ Política de consecuencias clara y progresiva
✅ Flexibilidad con límites
✅ Control en planilla auxiliar
✅ Separá créditos de cuotas
✅ Ajustá precios según inflación
✅ Generá comprobantes
Gestionar pagos con orden y claridad reduce conflictos, mejora tu flujo de caja y te deja más tiempo para lo que realmente importa: dar buenas clases.
¿Querés simplificar tu gestión de pagos? Descubrí cómo TuTaller automatiza recordatorios, registra pagos y te ayuda a mantener todo organizado.
¿Cómo manejás los pagos en tu taller? ¿Tenés algún sistema que te funcione especialmente bien? Compartí en los comentarios.